بازار کار استخدام کارمند اداری و منشی چگونه است و چطور می‌توان در سازمان‌های بزرگ استخدام شد؟
حجم و فشار کارهای دفتری و اداری روزمره در سازمان‌های بزرگ که دارای سلسله مراتب و بخش‌های متعددی هستند اغلب بسیار بالا است و شرکت‌ها و کسب و کارهای کوچک نیز کارهای دفتری خودشان را دارند. مسئولیت اصلی کارمند اداری یا منشی، رسیدگی، هماهنگی و سازماندهی این امور است تا همه‌چیز با نظم و سرعت پیش برود و دیگر کارکنان بتوانند با خیال راحت بر وظایف تخصصی خود تمرکز داشته باشند.
با رشد روزافزون فناوری و دیجیتالی شدن بسیاری از کارها، نیاز به کارمندان اداری نیز به مروز زمان کاهش خواهد داشت با این حال، هنوز، به ویژه در کشورهای جهان سوم مثل ایران که کاغذبازی و بروکراسی اداری هنوز با خدمات دیجیتال جایگزین نشده، نیاز به استخدام کارمند اداری و منشی تقاضای زیادی دارد.
در این مقاله جاب ویژن قصد داریم در مورد شرایط، تحصیلات و مهارتهای مورد نیاز برای استخدام کارمند اداری صحبت کنیم و بازار کار و دورنمای شغلی این موقعیت کاری را با یکدیگر بررسی کنیم.
ویژگی‌های فردی و مهارتهای ذاتی که برای کارمند اداری ضروری هستند!
اکثر کارمندان ادارای نیازمند مهارتهای تخصصی بالایی نیستند؛ اما لازم است مهارتهای فردی خاصی داشته باشند تا به خوبی از پس وظایف شغلی اداری بربیایند. به طور کلی، واحدهای منابع انسانی سازمان‌ها در جلسه مصاحبه برای استخدام کارمند اداری، توجه زیادی به مهارتهای فردی زیر دارند:
- مهارتهای کلامی و ارتباطی قوی
- پاسخگویی مناسب به تماس‌های تلفنی
- توانایی کار تیمی
- توانایی در مدیریت فشار و اولویت‌بندی کارها و حجم کاری
- توانایی پذیرش و درک دستورالعمل‌های داده شده
- قابل اطمینان بودن و صداقت
- مهارتهای مدیریت پروژه
- مهارت در ارائه گزارش و توجه به جزئیات
- توانایی برنامه‌ریزی و زمانبندی کارها
البته در برخی سطوح شغلیِ اداری، علاوه بر مهارتهای نرمی که در بالا به آن‌ها اشاره کردیم، به مهارتهای سخت و تخصصی هم نیاز است. تسلط به مجموعه آفیس، توانایی کار با نرم‌افزارهای حسابرداری و نرم‌افزارهای آماری از جمله این مهارت‌ها هستند. گاهی اوقات، تسلط به زبان انگلیسی یا یک زبان خارجی دیگر نیز باعث افزایش فرصت‌های شغلی کارمند اداری و منشی برای کارجویان می‌شود.
مهم‌ترین مسئولیت‌های شغلی و وظایف کارمند اداری
کارمندان اداری هم مثل سایر مشاغل در سازمان‌های بزرگ دارای سطوح شغلی مختلفی هستند که وظایف و مسئولیت‌های آن‌ها با هم تفاوت دارد و شرح وظایف کارمند اداری تا حد زیادی به زمینه فعالیت و اندازه سازمان بستگی دارد. با این حال، به طور کلی می‌توان گفت که هدف سازمان‌ها از استخدام کارمند اداری، انجام امور زیر است:
- هماهنگی قرارهای ملاقات
- آماده‌سازی صورت‌های مالی
- سازماندهی و بایگانی اسناد اداری و اطلاعات دیجیتال
- رسیدگی به امور بانکی مثل باز کردن حساب‌های بانکی
- سفارش و نگهداری از تجهیزات مورد نیاز در بخش اداری سازمان
- هماهنگی سفرهای کاری و دیگر ارتباط خارجی پرسنل سازمان
- رزرو اتاق‌های جلسات و کنفرانس
- همکاری با دیگر پرسنل برای عقد قراردادهای خارج سازمانی
- پاسخگویی به تماس‌های تلفنی و ایمیل
- کپی و پرینت از اسناد مختلف
- تطبیق یا مغایرت‌گیری حساب‌ها با پیروی از یک برنامه‌ریزی زمانی
مسئولیت‌های گفته شده در بالا جزء وظایف کلی و عمومی کارمندان اداری هستند؛ اما بعضی از کارمندان اداری، بسته به بخش یا سازمانی که در آن کار می‌کنند، وظایف تخصصی دیگری نیز ممکن است داشته باشند که عبارتند از:
- استفاده از سیستم‌های مدیریت محتوا (CMS) برای قراردادن محتوا و به روزرسانی آن در وبسایت سازمان و کار با پایگاه‌های داده داخلی سازمان
- مدیریت بودجه و تنخواه
- استفاده از نرم‌افزارهای مختلف مثل مایکروسافت آفیس برای مدیریت داده‌ها و تولید اسناد
- جذب، آموزش و نظارت بر کار پرسنل تازه‌کار
- تحلیل داده‌های آماری
- هماهنگی رویدادهای درون سازمانی
بررسی حجم و ساعات کاری و تنوع وظایف کارمندان اداری و منشی‌ها
حجم کاری کارمند اداری یا منشی به اندازه سازمان و نوع فعالیت آن بستگی دارد و در هر شرکت و کسب و کاری ممکن است متفاوت باشد. بعضی از سازمان‌های متوسط که در حال رشد و پیشرفت هستند معمولا حجم کاری زیادی برای کارمندان اداری دارند. زیرا درآمد این سازمان‌ها برای به‌خدمت‌گیری تعداد زیادی کارمند اداری، چندان بالا نیست و یک نفر باید تمام امور را انجام بدهد. با این حال، میزان درامد این کارمندان از منشی‌ها که معمولا حجم و ساعات اداری کمتری دارند، بالاتر است.
در سازمان‌های بزرگتر، سلسله‌مراتب و بروکراسی اداری کاملا مشخص شده و هر بخش، تعدادی کارمند اداری دارد که وظایف به طور مناسبی بین آن‌ها تقسیم شده است. همچنین، بعضی از جایگاه‌های شغلی در این سازمان‌ها که مکاتبات زیادی دارند، دارای منشی اختصاصی هستند. بنابراین، حجم کارهای اداری و دفتری به طور مناسبی بین کارمندان و منشی‌ها، تقسیم می‌شود و حجم کاری معقولی برای هر فرد در نظر گرفته می‌شود.
مسیر پیشرفت و ارتقاء شغلی کارمندان اداری چگونه است؟
کارمند اداری دارای سطوح شغلی مختلفی است که تنها با تجربه می‌توانید از آن‌ها عبور کنید. تحصیلات دانشگاهی، نقش چندان مهمی در پیشرفت شما به عنوان یک کارمند اداری ندارد. و هرچه تجربه شما بالاتر برود و سطح شما به عنوان یک کارمند اداری، بهبود یابد، میزان درآمد شما نیز بیشتر می شود. این افزایش دستمزد شاید با افزایش حجم کاری همراه نباشد، اما حتما باعث افزایش مسئولیت‌های شما می‌شود.
معمولا در شروع فعالیت به عنوان کارمند اداری، توسط کارمندان باسابقه‌تر آموزش داده می‌شوید تا با روند کارها آشنا شوید. این مرحله اغلب چند ماه طول می‌کشد و شما با سیاست‌های سازمان و سیستم کاری آن، آشنا می‌شوید. سپس می‌توانید به سطوح شغلی بالاتر ارتقاء پیدا کنید و درآمد بالاتری داشته باشید.
جمع بندی
شغل کارمند اداری و همین طور منشی گری به مدرک تحصیلی خاصی نیاز ندارد و با داشتن لیسانس در هر رشته‌ای می‌توانید فعالیت خود را شروع کنید. با این حال، تجربه و کسب مهارتهای لازم، حرف اول را در پیشرفت به عنوان کارمند اداری می‌زند. با توجه به روند فزاینده دیجیتالی شدن بسیاری از فرآیندها در سازمان‌ها، نیاز به استخدام کارمند اداری، روز‌به‌روز کاهش پیدا می‌کند. بنابراین، کسب مهارتهای تخصصی برای حفظ فرصت‌های شغلی برای کارمندان اداری، ضروری به نظر می‌رسد.
هر شرکت و کسب‌وکاری، صرف نظر از اندازه و تعداد کارکنان، برای پیشبرد سریع و منظم کارهای دفتری و اداری، نیازمند استخدام کارمند اداری و منشی است. وظایف اصلی کارمندان اداری و منشی‌ها انجام کارهای دفتری و کاغذبازی‌های روزانه سازمان است. بنابراین، دیگر کارکنان سازمان که وظایف تخصصی را به عهده دارند، می‌توانند تمامی زمان، انرژی و تمرکزشان را روی کار اصلی خود قرار دهند.
سازمان‌های مختلفی به استخدام کارمندان اداری نیاز دارند، به طور مثال بیمارستان ها، ادارات دولتی، سازمان‌های تجاری بزرگ و … فرصت‌های شغلی زیادی برای کارمندان اداری وجود دارد؛ همچنین آگهی‌های استخدام منشی آموزشگاه و مطب نیز بسیار زیاد هستند.
